Κανονιστική Συμμόρφωση Εταιρειών και Εσωτερικός Έλεγχος:
Τι είναι η κανονιστική συμμόρφωση;
Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον, όπου οι απαιτήσεις διακυβέρνησης, διαφάνειας και υπευθυνότητας διαρκώς εντείνονται, η κανονιστική συμμόρφωση και ο εσωτερικός έλεγχος αποτελούν βασικά θεμέλια για την εύρυθμη και ασφαλή λειτουργία των επιχειρήσεων.
Η κανονιστική συμμόρφωση αναφέρεται στο σύνολο των πολιτικών, διαδικασιών και ελέγχων που θεσπίζει και εφαρμόζει μια εταιρεία για να διασφαλίσει ότι οι δραστηριότητές της είναι σύμφωνες με το ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο, καθώς και με τα πρότυπα δεοντολογίας και εταιρικής διακυβέρνησης. Αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της επιχειρησιακής στρατηγικής και συμβάλλει στην βιωσιμότητα, την φήμη και την ανταγωνιστικότητα της εταιρείας.
Πιο συγκεκριμένα, η κανονιστική συμμόρφωση (regulatory compliance) αναφέρεται στη διαδικασία μέσω της οποίας μια εταιρεία διασφαλίζει ότι η λειτουργία της είναι σύμφωνη με τους ισχύοντες νόμους, κανονισμούς, πρότυπα και εσωτερικές πολιτικές. Περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, φορολογική νομοθεσία, εργατική νομοθεσία, περιβαλλοντικές ρυθμίσεις, κανονισμούς προστασίας προσωπικών δεδομένων (όπως ο GDPR), αλλά και άλλες απαιτήσεις.
Η κανονιστική συμμόρφωση δεν περιορίζεται μόνο στην αποφυγή προστίμων ή κυρώσεων αλλά ενσωματώνεται στη στρατηγική μιας εταιρείας ως μέσο ενίσχυσης της φήμης της και της εμπιστοσύνης των επενδυτών.
Βασικά στοιχεία της κανονιστικής συμμόρφωσης:
- Θέσπιση πολιτικών και διαδικασιών:
Η εταιρεία πρέπει να διαθέτει σαφείς και επικαιροποιημένες πολιτικές και διαδικασίες για κάθε τομέα δραστηριότητας, που να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις του νόμου και των κανονισμών.
- Εκπαίδευση και ενημέρωση:
Το προσωπικό πρέπει να ενημερώνεται τακτικά για τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης και να εκπαιδεύεται στις σχετικές διαδικασίες.
- Εσωτερικός έλεγχος:
Πρέπει να υπάρχει μηχανισμός εσωτερικού ελέγχου για να διασφαλίζεται η εφαρμογή των πολιτικών και διαδικασιών συμμόρφωσης και να εντοπίζονται πιθανές αποκλίσεις.
- Αξιολόγηση κινδύνων:
Η εταιρεία πρέπει να αξιολογεί τους κινδύνους συμμόρφωσης και να λαμβάνει μέτρα για την μείωσή τους.
- Ανεξάρτητη λειτουργία:
Η κανονιστική συμμόρφωση πρέπει να είναι μια ανεξάρτητη λειτουργία, με πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και πόρους για την αποτελεσματική άσκηση των καθηκόντων της.
- Αναφορά και παρακολούθηση:
Οι αποκλίσεις από την κανονιστική συμμόρφωση πρέπει να αναφέρονται και να παρακολουθούνται για τη λήψη διορθωτικών μέτρων.
- Συνεργασία:
Η διεύθυνση κανονιστικής συμμόρφωσης πρέπει να συνεργάζεται με όλα τα τμήματα- διευθύνσεις της εταιρείας για την εφαρμογή των πολιτικών και διαδικασιών συμμόρφωσης.
Σημασία της κανονιστικής συμμόρφωσης:
- Αποφυγή νομικών κυρώσεων:
Η συμμόρφωση με τους νόμους και τους κανονισμούς αποτρέπει την επιβολή προστίμων και άλλων κυρώσεων.
- Προστασία της φήμης:
Η κανονιστική συμμόρφωση συμβάλλει στην προστασία της φήμης και της αξιοπιστίας της εταιρείας.
- Αύξηση της εμπιστοσύνης:
Η κανονιστική συμμόρφωση ενισχύει την εμπιστοσύνη των πελατών, των επενδυτών και των άλλων ενδιαφερομένων μερών.
- Βελτίωση της λειτουργίας:
Η εφαρμογή αποτελεσματικών διαδικασιών συμμόρφωσης μπορεί να βελτιώσει την λειτουργία της εταιρείας και να μειώσει τους κινδύνους.
- Ενίσχυση της βιωσιμότητας:
Η κανονιστική συμμόρφωση συμβάλλει στην βιωσιμότητα της εταιρείας και στην μακροπρόθεσμη επιτυχία της.
(Βλ. και εδώ: Διακυβέρνηση, ρύθμιση/εποπτεία & κανονιστική συμμόρφωση)
Η κανονιστική συμμόρφωση είναι μια συνεχής διαδικασία που απαιτεί ολοκληρωμένη πολιτική και επένδυση στην ορθή και σύννομη λειτουργία της εταιρείας.
Τι είναι ο εσωτερικός έλεγχος;
Ο εσωτερικός έλεγχος (internal audit) είναι μια ανεξάρτητη και αντικειμενική δραστηριότητα που παρέχει αξιολογήσεις και συμβουλές για τη βελτίωση των λειτουργιών ενός οργανισμού. Εστιάζει στην αξιολόγηση της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των εσωτερικών διαδικασιών ελέγχου, της διαχείρισης κινδύνων και της εταιρικής διακυβέρνησης.
Οι βασικές λειτουργίες του εσωτερικού ελέγχου περιλαμβάνουν:
-Ανίχνευση και πρόληψη κινδύνων,
-Επιθεώρηση διαδικασιών συμμόρφωσης,
-Εκθέσεις και εισηγήσεις προς τη διοίκηση,
-Αξιολόγηση των χρηματοοικονομικών και λειτουργικών πληροφοριών.
Η κανονιστική συμμόρφωση και ο εσωτερικός έλεγχος λειτουργούν συμπληρωματικά. Ενώ η κανονιστική συμμόρφωση διασφαλίζει ότι η εταιρεία ακολουθεί τους εξωτερικούς και εσωτερικούς κανόνες, ο εσωτερικός έλεγχος αξιολογεί το κατά πόσο η εφαρμογή αυτών των κανόνων λειτουργεί αποτελεσματικά για την ίδια την εταιρεία.
Η συνεργασία των δύο αυτών λειτουργιών οδηγεί σε:
-Μείωση νομικών κυρώσεων και λειτουργικών κινδύνων,
-Ενίσχυση της διαφάνειας και της εμπιστοσύνης των ενδιαφερομένων μερών,
-Βελτίωση της λήψης αποφάσεων μέσω αναφορών,
-Καλλιέργεια μιας επιχειρηματικής κουλτούρας ελέγχου σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης.
Συμπέρασμα:
Η κανονιστική συμμόρφωση και ο εσωτερικός έλεγχος πρέπει να θεωρούνται ως μέσα στρατηγικής ανάπτυξης των εταιρειών. Εταιρείες που ενσωματώνουν αυτές τις λειτουργίες στον πυρήνα της επιχειρηματικής τους κουλτούρας, χτίζουν ένα ανθεκτικό επιχειρηματικό μοντέλο, ικανό να ανταποκριθεί σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.
Ποιός ο ρόλος του δικηγόρου στον εσωτερικό έλεγχο εταιρειών;
Ο ρόλος του δικηγόρου στον εσωτερικό έλεγχο εταιρειών είναι εξαιρετικά σημαντικός και πολυδιάστατος. Παρόλο που ο εσωτερικός έλεγχος επικεντρώνεται κυρίως σε οικονομικά και λειτουργικά ζητήματα, ο νομικός σύμβουλος προσφέρει καθοριστική υποστήριξη στη συμμόρφωση, τη διαχείριση κινδύνων, την αντιμετώπιση νομικών θεμάτων και τη θωράκιση της εταιρείας απέναντι σε παραβιάσεις νόμου ή κανονισμών.
Τρόποι με τους οποίους ο δικηγόρος συμβάλλει στον εσωτερικό έλεγχο:
1. Νομική Συμμόρφωση (Compliance)
Ο δικηγόρος εξετάζει κατά πόσο η εταιρεία τηρεί:
Την εθνική και ενωσιακή νομοθεσία (εργασιακή, φορολογική, εμπορική, περιβαλλοντική κ.ά.)
Κανονισμούς εποπτικών αρχών (π.χ. ΑΑΔΕ, ΕΕΤΤ, ΕΚ, ΕΛΤΕ)
Τους εσωτερικούς κανονισμούς λειτουργίας
▶ Οφέλη: Αποφυγή προστίμων, αγωγών και διοικητικών κυρώσεων.
2. Συμμετοχή στη Διερεύνηση Εσωτερικών Υποθέσεων
Σε περιπτώσεις ενδείξεων για:
Απάτη
Διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών
Διαφθορά ή δωροδοκία ο δικηγόρος μπορεί να συμμετάσχει στη διερεύνηση, διασφαλίζοντας ότι:
Τηρούνται τα δικαιώματα των εμπλεκομένων
Συλλέγονται νόμιμα τα αποδεικτικά στοιχεία
Υπάρχει προστασία από νομικές συνέπειες λόγω παραβίασης προσωπικών δεδομένων ή διαδικασιών
3. Σύνταξη και Αναθεώρηση Πολιτικών & Εσωτερικών Κανονισμών
Ο δικηγόρος βοηθά στην κατάρτιση:
Κώδικα δεοντολογίας (Code of Conduct)
Πολιτικής whistleblowing (καταγγελιών)
Πολιτικών για σύγκρουση συμφερόντων, προσωπικά δεδομένα (GDPR), δωροδοκία, κ.ά.
▶ Αυτό διασφαλίζει ότι οι εταιρικές πολιτικές είναι νόμιμες, σαφείς και εφαρμόσιμες.
4. Εκπαίδευση & Ευαισθητοποίηση Προσωπικού
Ο νομικός σύμβουλος συχνά αναλαμβάνει την εκπαίδευση των εργαζομένων σε θέματα:
Κανονιστικής συμμόρφωσης
Αντιμετώπισης νομικών κινδύνων
Προστασίας προσωπικών δεδομένων
Επαγγελματικής δεοντολογίας
5. Συμμετοχή στο Τμήμα Εταιρικής Διακυβέρνησης ή στην Επιτροπή Ελέγχου.
Σε μεγάλες εταιρείες, ο δικηγόρος μπορεί να συμμετέχει σε:
Επιτροπές εσωτερικού ελέγχου
Επιτροπές κινδύνου ή κανονιστικής συμμόρφωσης
Τη διαμόρφωση στρατηγικής για την ελαχιστοποίηση νομικών κινδύνων
Συμπέρασμα:
Ο δικηγόρος δεν είναι απλώς «παρατηρητής» στον εσωτερικό έλεγχο, αλλά ενεργό μέλος της διαδικασίας. Η συμβολή του είναι κρίσιμη για να:
Προληφθούν νομικά προβλήματα
Εντοπιστούν παραβιάσεις νομοθεσίας
Ενισχυθεί η εταιρική υπευθυνότητα και αξιοπιστία
Η συνεργασία μεταξύ νομικού τμήματος και εσωτερικού ελέγχου οδηγεί σε πιο ολοκληρωμένες και ουσιαστικές ελεγκτικές διαδικασίες, θωρακίζοντας την επιχείρηση νομικά και λειτουργικά.
Απευθυνθείτε στο εξειδικευμένο δικηγορικό μας γραφείο, για να μας αναθέσετε την κανονιστική συμμόρφωση και εσωτερικό έλεγχο της εταιρείας σας, από soft law– Κώδικα Δεοντολογίας, GDPR και Κανονισμό Εργασίας – Πειθαρχικό Δίκαιο, έως την διερεύνηση τυχόν ποινικών ευθυνών εντός της εταιρείας.
Σημειώνεται ότι βάσει του α. 82 παρ. 1 του Κώδικα Δικηγόρων (ν. 4194/2013) δεν επιτρέπεται στον δικηγόρο να παρέχει τις υπηρεσίες του χωρίς οικονομικό αντάλλαγμα. Απαντήσεις σε ερωτήματα νομικής φύσης παρέχονται μόνο κατόπιν ραντεβού.
